Informativa sul trattamento dei dati personali — App Casalytix

Ultimo aggiornamento: 23/10/2026

Questa informativa spiega come vengono trattati i dati personali di chi usa l'applicazione Casalytix (di seguito "l'App"), raggiungibile all'indirizzo app.casalytix.it, ai sensi dell'articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e del D.Lgs. 196/2003 ("Codice privacy").

Casalytix è un servizio per piccoli proprietari di immobili in affitto: permette di tenere in ordine immobili, inquilini, contratti, incassi, spese, scadenze e documenti.

1. Chi è il titolare del trattamento

Silvio Posio, persona fisica, Via Oriani 11, 25123 Brescia (BS) Contatto per tutto ciò che riguarda la privacy: privacy@casalytix.it (Per informazioni generali: info@casalytix.it)

Non è stato nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), perché non obbligatorio per questo tipo di attività.

2. Due ruoli diversi: i tuoi dati e i dati che inserisci tu

Nell'App ci sono due tipi di dati personali, con ruoli diversi:

Per i dati degli inquilini e delle altre persone che inserisci, il titolare sei tu: sei tu a doverli informare e ad avere una base giuridica per trattarli (per esempio il contratto di locazione e gli obblighi di legge). Casalytix li tratta solo per conto tuo e solo per farti usare l'App. Un modello di informativa da dare alle persone di cui inserisci i dati (inquilini, garanti) — come previsto dall'art. 14 del GDPR — è disponibile su richiesta a info@casalytix.it e su casalytix.it.

Un consiglio importante sui campi liberi. Nei campi di testo libero (note, annotazioni, verbali) evita di inserire, se non strettamente necessario, dati giudiziari o particolarmente sensibili — per esempio procedimenti di sfratto, decreti ingiuntivi, protesti, dati sanitari o situazioni personali delicate. Questi dati sono protetti da regole ancora più severe (art. 10 del GDPR) e richiedono cautele che vanno oltre la normale gestione dell'affitto. Se proprio devi annotarli, limitati al minimo indispensabile.

3. Quali dati trattiamo su di te

Dati dell'account

• nome e cognome, indirizzo email;
• la password, conservata solo come impronta cifrata (non leggibile, nemmeno da noi);
• se lo attivi, il segreto del secondo fattore e i codici di recupero (questi ultimi solo come impronta cifrata);
• il ruolo nei conti a cui appartieni (proprietario, amministratore, può modificare, solo lettura) e gli inviti che crei o usi.

Dati di utilizzo e interazione con l'App, e di sicurezza (log di accesso, azioni nell'App, diagnostica):

• le sessioni aperte: un'impronta cifrata del codice di sessione, il tipo di dispositivo e browser (lo "user agent"), la data di apertura e dell'ultimo uso;
• i tentativi di accesso sbagliati (per bloccare chi prova a indovinare la password);
• i log di accesso: quali pagine e funzioni dell'App vengono richieste, con data e ora;
• il registro delle modifiche: chi ha creato, modificato o eliminato un dato nei conti condivisi, e quando — serve a sapere "chi ha cambiato cosa" quando più persone lavorano sugli stessi dati;
• il consumo delle funzioni di intelligenza artificiale (numero di elaborazioni e costo), senza il contenuto;
• un registro tecnico di diagnostica (errori del server), che può contenere dati tecnici della richiesta che ha causato l'errore;
• l'indirizzo IP, trattato dal server per il tempo necessario a rispondere e per la sicurezza: finisce nei registri del server web, conservati per al massimo 30 giorni.

Questi dati di utilizzo e interazione servono a far funzionare l'App, a proteggerla e a capire cosa migliorare: finalità e basi giuridiche sono nella tabella del punto 4, le durate in quella del punto 7. Non derivano da cookie: l'App non usa cookie di profilazione né strumenti di statistica o pubblicità.

Preferenze sul dispositivo

• il tema chiaro/scuro e il codice di sessione sono salvati nella memoria del tuo browser (localStorage). Sono strettamente tecnici: l'App non usa cookie di profilazione né strumenti di statistica o pubblicità.

Prova dell'accettazione

• alla registrazione raccogliamo la tua dichiarazione di accettazione dei Termini e di questa informativa (data e ora, versione dei testi, dichiarazioni rese): ne parla il punto 12.

4. Perché li trattiamo e su quale base giuridica

Non usiamo i tuoi dati per pubblicità, profilazione, decisioni automatizzate con effetti giuridici su di te, né li vendiamo a nessuno.

5. Le funzioni di intelligenza artificiale

Alcune funzioni usano servizi di intelligenza artificiale esterni, e funzionano solo quando le avvii tu:

Questi documenti possono contenere dati personali (tuoi e di terzi: nomi, codici fiscali, IBAN, indirizzi). I servizi li ricevono per restituire il risultato (per esempio "questa riga è l'affitto di Luca"); tu controlli e confermi il risultato prima che entri nei tuoi dati, salvo i movimenti bancari abbinati con certezza, che l'App registra da sola e che puoi annullare.

Questi servizi hanno sede o elaborano i dati fuori dall'Unione europea (in particolare negli Stati Uniti) e i rispettivi fornitori possono conservare quanto ricevono per i propri scopi operativi e di sviluppo. Il trasferimento si basa sulle garanzie offerte dai fornitori (clausole contrattuali standard o Data Privacy Framework). L'elenco completo dei fornitori, con i paesi coinvolti, le garanzie e le note di rischio, è nell'Accordo sul trattamento dei dati (Allegato B) allegato ai Termini d'uso.

Se non vuoi che un documento passi da questi servizi, puoi inserire i dati a mano: tutte le altre funzioni dell'App lavorano senza intelligenza artificiale.

Trasparenza sull'IA (art. 50 del Regolamento UE 2024/1689, "AI Act"). Le funzioni che usano l'intelligenza artificiale sono segnalate in modo chiaro nell'App con un avviso che ricorda di controllare i risultati, che possono contenere errori. L'IA serve solo a leggere i documenti e proporre i dati: nessuna decisione con effetti giuridici su di te viene presa in modo automatizzato senza il tuo controllo (art. 22 GDPR). Per i minori si applicano anche le regole della L. 23 settembre 2025, n. 132, art. 4 (vedi il punto 10).

6. Dove sono i dati e chi li vede

• Server, database e backup: Hetzner Online GmbH (Germania, Unione europea), con server e copie di sicurezza conservati nei suoi data center nell'Unione europea (Germania). Fornitore GDPR-compliant: fra il titolare e il fornitore c'è un accordo sul trattamento dei dati (art. 28 GDPR), accettato elettronicamente all'attivazione del servizio. Applicazione e database girano su un server in esclusiva di Casalytix, gestito con il pannello Coolify installato sullo stesso server (non è un ulteriore responsabile esterno). I data center sono certificati ISO 27001.
• Servizi di intelligenza artificiale: vedi il punto 5.
• Le persone dei tuoi conti: chi inviti in un conto (familiari, soci) vede i dati di quel conto con il ruolo che gli hai dato.
• Il titolare accede ai dati solo quando è necessario per l'assistenza, la sicurezza o per obbligo di legge.
• Autorità: solo nei casi previsti dalla legge.

I dati non vengono diffusi né venduti.

7. Per quanto tempo li conserviamo

8. Come proteggiamo i dati

Password e codici conservati solo come impronta cifrata, secondo fattore opzionale, blocco dopo cinque tentativi sbagliati, sessioni che scadono, permessi per ruolo nei conti condivisi, collegamento cifrato (HTTPS), backup automatici e separati dal server principale.

9. I tuoi diritti

Puoi chiedere in qualunque momento di accedere ai tuoi dati, correggerli, cancellarli, limitarne il trattamento, opporti al trattamento basato sul legittimo interesse, e ricevere i tuoi dati in un formato leggibile (portabilità).

Molte cose le puoi fare da solo nell'App:

• esportare tutti i dati (profilo, conti, tabelle e documenti caricati) in un unico file ZIP: Impostazioni → Dati e account → Esporta tutti i dati;
• correggere il tuo nome: Impostazioni → Profilo;
• eliminare l'account e i dati: Impostazioni → Dati e account.

Per il resto scrivi a privacy@casalytix.it: rispondiamo entro un mese.

Hai anche il diritto di presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

10. Minori

L'App è riservata a chi ha almeno 14 anni (art. 2-quinquies del Codice privacy): alla registrazione viene chiesta una dichiarazione esplicita in questo senso. Chi ha meno di 14 anni non può creare un account né usare il servizio. Questa informativa usa un linguaggio semplice e chiaro anche per essere comprensibile ai più giovani.

Per l'uso delle funzioni con intelligenza artificiale da parte di minori si applica anche l'art. 4 della L. 23 settembre 2025, n. 132: il trattamento dei dati connesso all'uso di sistemi di IA da parte di minori di 14 anni richiede il consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale; dai 14 ai 18 anni il minore può prestare il consenso da solo, purché le informazioni siano facilmente accessibili e comprensibili.

11. Modifiche a questa informativa

Se l'informativa cambia in modo importante te lo diremo nell'App prima che le modifiche abbiano effetto. La versione in vigore è sempre su casalytix.it/privacy, con la data dell'ultimo aggiornamento.

12. Prova dell'accettazione di Termini e informativa

Quando crei un account accetti i Termini d'uso e questa informativa con una dichiarazione esplicita (caselle da spuntare, mai preselezionate). Di ogni accettazione viene conservato un registro che contiene: l'utente e l'email, la data e l'ora, l'indirizzo IP e il tipo di browser, la versione dei testi accettati e quali dichiarazioni sono state rese (dichiarazione di avere almeno 14 anni e accettazione dei testi).

Serve a dimostrare che l'accettazione c'è stata, come richiede l'art. 7 del GDPR. Il registro viene conservato per la durata dell'account e, se connesso al contratto, per i termini di legge (10 anni), e non viene usato per altre finalità.